สร้างสรรค์ห้องประชุมทางไกลด้วย Conference System ระบบการประชุมที่ทันสมัย
ในยุคปัจจุบันที่เทคโนโลยีก้าวหน้าไปอย่างรวดเร็ว การประชุมทางไกลผ่านระบบ Conference System กลายเป็นเรื่องปกติสำหรับหลายๆ องค์กร เพราะนอกจากจะช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางแล้ว ยังสะดวกรวดเร็วและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานร่วมกันอีกด้วย วันนี้เราจะมาทำความรู้จักกับ Conference System หรือระบบการประชุมทางไกลกันให้มากขึ้น
Conference System คือ ระบบการประชุมที่ใช้เทคโนโลยีในการเชื่อมต่อผู้เข้าร่วมประชุมจากหลายๆ สถานที่เข้าด้วยกัน ผ่านระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต ซึ่งสามารถใช้งานได้ทั้งการประชุมเสียง (Audio Conference) และการประชุมผ่านวิดีโอ (Video Conference) โดยมีองค์ประกอบหลักๆ ดังนี้
| ลำดับ | องค์ประกอบ | คำอธิบาย |
|---|---|---|
| 1 | ไมโครโฟนและลำโพง | อุปกรณ์สำหรับรับส่งเสียงระหว่างผู้ร่วมประชุม |
| 2 | กล้องและจอภาพ | อุปกรณ์สำหรับรับส่งภาพเคลื่อนไหวระหว่างผู้ร่วมประชุม |
| 3 | ระบบเครือข่าย | ใช้ในการเชื่อมต่ออุปกรณ์เข้าด้วยกัน ผ่านอินเทอร์เน็ตหรืออินทราเน็ต |
| 4 | ซอฟต์แวร์ Conference | โปรแกรมที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของระบบ Conference ทั้งหมด |
นอกจากอุปกรณ์พื้นฐานแล้ว Conference System ยังมีฟีเจอร์เสริมต่างๆ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมให้ดียิ่งขึ้น เช่น การใช้งานร่วมกับ Interactive Whiteboard การแชร์หน้าจอ การบันทึกวิดีโอ เป็นต้น ซึ่งสามารถเลือกใช้ตามความเหมาะสมของลักษณะงานและงบประมาณ
| รูปแบบการใช้งาน | ข้อดี | ข้อจำกัด |
|---|---|---|
| Audio Conference | ง่าย สะดวก ประหยัด ใช้งานร่วมกับโทรศัพท์ได้ | ไม่เห็นภาพของผู้ร่วมประชุม |
| Video Conference | โต้ตอบได้เหมือนประชุมจริง เห็นสีหน้าท่าทาง | ต้องมีอุปกรณ์และระบบเครือข่ายที่มีประสิทธิภาพ |
| Conference ร่วมกับ Interactive Whiteboard | เหมาะกับการนำเสนอข้อมูล เขียนและวาดภาพประกอบได้ | ราคาค่อนข้างสูง |
| Conference แบบแชร์หน้าจอ | ง่ายต่อการอธิบายเนื้อหาบนคอมพิวเตอร์ | ต้องมีซอฟต์แวร์เสริม |
จากตารางเปรียบเทียบจะเห็นว่า แต่ละรูปแบบของ Conference System มีข้อดีและข้อจำกัดแตกต่างกันไป ดังนั้นก่อนเลือกใช้งาน ควรพิจารณาถึงปัจจัยต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง เช่น จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม สถานที่ ความพร้อมของอุปกรณ์ ความสำคัญของการประชุม รวมถึงงบประมาณที่มีด้วย เพื่อให้การลงทุนเกิดประโยชน์สูงสุด
โดยสรุปแล้ว Conference System นับเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการประชุมในยุคดิจิทัล ลดข้อจำกัดของระยะทาง ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย อีกทั้งยังเป็นมิตรต่อสิ่งแวดล้อมด้วยการลดการเดินทาง หากองค์กรของคุณกำลังมองหาโซลูชันด้านการประชุมทางไกล ลองเริ่มต้นศึกษาข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Fusion Solution ผู้ให้บริการ Conference System แบบครบวงจร พร้อมให้คำปรึกษาฟรี หรือหากต้องการทดลองใช้งานระบบ Conference สามารถสมัครทดลองใช้ฟรีได้ที่ ipphone นอกจากนี้ Fusion Solution ยังมีบริการและโซลูชันไอทีอื่นๆ ให้เลือกสรรอีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็น ระบบบันทึกเวลาทำงาน Jarviz โปรแกรมจัดการความรู้องค์กร SeedKM โปรแกรมการจัดการทรัพยากรบุคคล Optimistic ระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ Veracity และ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ Cloud Account
แล้วอย่าลืมติดตามบทความไอทีน่าสนใจอื่นๆ ได้ที่ Fusion Blog ipphone Blog และ Chatframework Blog อัปเดตทุกสัปดาห์ รับรองว่ามีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณแน่นอน